Muhasebe firmaları, en büyüğünden en küçüğüne tüm işletmeler için bir gölge gibidir. İşletme yaşadığı sürece ona eşlik eder. Yaptıkları titiz çalışma olmadan, birçok patron mali durumlarını yerel ve uluslararası yasa ve yönetmeliklere uygun olarak yürütmeleri imkansızdır. Bu nedenle, SMMM ve YMMM’lerin işletmenin temel direklerden biri olduğunu söyleyebiliriz.
Muhasebe firmalarının yaptıkları hizmetler çoğu zaman basit kayıt işlemleri gibi görünür. Ancak işin içinde bir çok detaydan oluşan koca bir iş yığını, takip edilecek mevzuat değişiklikleri ve takip edilmesi hayati önemde olan tarihe bağımlı işlerden oluşur. Ortalama bir muhasebe firmasının hizmet verdiği yüzlerce müşterisi ve muhasebe ofisinde çalışan onlarca muhasebeci olabileceğini unutmayın. Bu nedenle günlük operasyonların oldukça kafa karıştırıcı olabileceğini tahmin etmek zor değildir.
Mmüşterilerimizden biri için durum tam olarak buydu. Bize bir çözüm aramayarak geldiler çünkü kendi iş süreçlerinde kaybolmuştular ve nasıl verimli bir şekilde ilerleyebilecekleri konusunda kafaları karışıktı. Patrona neden bir İş Takip sistemine ihtiyaç duyduğunu sorduğumda aldığım cevap şuydu: “Onlarca çalışanım var, yine de birine iş vermek istediimde tek aldığım cevap – Çok Yoğunum, çok yoğunum..”
Onlarla biraz zaman geçirdikten ve temel sorunlarını analiz ettikten sonra, operasyonlarına Kanban metodolojisi ile takip edebilecekleri Kanboard uygulamanın, organizasyonel sorunlarının çoğunu ortadan kaldıracağını ve ilerlemelerine yardımcı olacağını gördük.
Kanboard, tüm işleri bir panoda görselleştirir ve ekip işlerin yolunda gitmesini sağlamak için birkaç kural belirler. Kanban yöntemi hakkında daha fazla bilgi için şu yazımıza da bakabilirsiniz. LİNK VERİLECEKK.
Müşterimizin sürecini analiz ettikten sonra, işleri mevcut şekilde yönetmekten kaynaklanan üç ana sorunu netleştirdik ve Kanboard’u uygulamanın bunları ortadan kaldırdığını gördük.
Yapılmış ve Kalan İşlerin Takibi
Çok sayıda müşteriye sahip muhasebe firmalarında kimin ne yaptığı pek belli değildir. Muhasebeci, müşterilerine hizmet vermektle sorumludur, ancak süreci denetlemek için çok az kaynak vardır veya hiç yoktur. Firmada belirli bir zamanda tamamlanan işlerin, yahut bir müşteri için yapılan/yapılması gereken işleri takip etmek çoğu zaman ihmal edilir, bireysel çabalarla yürür. Bu da daha çok stress, daha az verimlilik demektir.
Kanban yaklaşımı bunu hemen çözer. Kanboar’un ana araçlarından biri, tüm müşterilerin tüm işlerinin görselleştirildiği panodur. Panolar, tüm firma için kurulabilir veya projelere veya departmanlara göre bölümlere ayrılabilir, Her iki durumda da herhangi bir ekip üyesinin veya yöneticinin firmanın genel durumunu hızlı bir şekilde görebileceği bir yerdir. Yalnızca işi izlemek sorununu çözmekle kalmaz, aynı zamanda gelecekteki yoğunluk, iş ve ekip planlamasına yardımcı olan harika bir analitik araç olarak da kullanılabilir.
Kanboard ile Muhasebe
İşlerin çalışanlar arasında eşit olarak dağıtılması başka bir büyük sorundur. Çoğu zaman muhasebe firmalarının yaptığı şey, her bir muhasebeciye belirli müşterileri atamak ve onlarla ilgili tüm işleri tamamlamalarını sağlamaktır. Bu mantıklı bir yaklaşım gibi görünse de gerçekte müşteriler şirket büyüklükleri ve talepleri bakımından genellikle çok farklıdır. Eşit şekilde, çalışana müşterileri dağıtmaya çalışırken, çoğu zaman olan şey, bazı muhasebecilerin fazla çalışması ve diğerlerinin daha rahat bir çalışma temposunun tadını çıkarmasıdır.
Kanban yaklaşımı ile yapılacak tüm işler panodaki backlog (planlama) bölümünde tutulur. İstek tarihine göre önceliklendirilebilir veya orada basitçe sıralanabilir. Bir muhasebeci önceki görevini bitirdiğinde, sadece iş yığınına bir göz atar ve yetkinliklerine uyan bir sonraki en yüksek öncelikli görevi alır. Görevler müşteriler veya muhasebeciler tarafından sınıflandırılmaz. Bunun yerine firma genelinde en yüksek öncelik temelinde tamamlanır. Firma oldukça büyükse, muhasebeciler özelleşmiş görevleri yapmak üzere birkaç gruba ayrılabilir veya görevleri ekiplerine dağıtmak için baş muhasebeciler atanabilir. Bu şekilde Kanban, çalışma sürecine daha fazla etkileşim katar ve tüm ekip üyelerinin her zaman eşit olarak meşgul olmasını sağlar. Tüm ekip tüm işler hakkında bilgi sahibi olduğundan, gözden kaçmalar azalır, personelin birbirini ikame etmesi kolaylaşır.
Her müşteri için harcanan kaynak ve zamanı takip etmek.
Muhasebe şirketlerinin karşılaştığı bir diğer sorun da müşterilerin faturalandırılmasıdır. Çoğu şirket, müşterilerini aylık ücretlerle faturalandırır, Ancak hiçbir firmanın işi birbiri ile aynı değildir. Bu durum da kaçınılmaz olarak, bazı müşterilerin fazla bazılarının ise az faturalandırılmasına yol açar ki bu her iki taraf için de adil değildir.
Muhasebe şirketleri, Kanban’ı uygulayarak daha büyük bir analitik güce erişir ve bu sorunu tamamen çözmelerine olanak tanıyacak bir altyapıya sahip olur. Bir İş Takip sistemine sahip olmak, firma içindeki zaman takibini daha kolay ve doğru hale getirir.